Vereins- und Schulverwaltung
Mitglieder, Anwesenheit und Rechnungen in einem System.
ClassManager führt Mitglieder und Kurse, erfasst die Anwesenheit pro Lektion und rechnet genau das ab, was tatsächlich besucht wurde.
Ausgangslage
Die Tabelle weiss nicht, wer letzten Dienstag da war.
Mitgliederlisten leben in einer Excel-Datei, Anwesenheiten auf einem Blatt Papier im Trainingskoffer, und wer wie viel schuldet, rechnet am Quartalsende jemand von Hand zusammen. Das kostet Abende und geht spätestens dann schief, wenn eine Person zwei Kurse besucht und die Hälfte davon krank war. ClassManager macht aus diesen drei Ablagen eine.
Struktur
Gruppen, Kurse, Mitglieder, und wer wann dazugehörte
Kurse werden in Gruppen organisiert und haben einen wiederkehrenden Wochenplan. Mitglieder sind pro Kurs mit Ein- und Austrittsdatum eingeschrieben, damit eine Abrechnung im März nicht plötzlich jemanden enthält, der erst im April eingetreten ist.
- Rollen Admin, Lehrperson und Mitglied; Lehrpersonen sehen nur ihre eigenen Kurse
- Abrechnung pro Lektion oder als monatlicher Pauschalbetrag, je Kurs
- Altersbereiche mit automatischem Übertritt in den Folgekurs
- CSV-Import und -Export, Sammelaktionen, Archivierung statt Löschen
- Abrechnungsgruppen: Familie oder Paar erhalten eine gemeinsame Rechnung
Kalender und Anwesenheit
Erfasst, wo sie ohnehin steht: im Kalender
Monats- und Wochenansicht, nach Gruppe eingefärbt. Ein Klick auf eine Lektion öffnet die Anwesenheitsliste; was dort erfasst wird, ist zugleich die Grundlage der Rechnung. Es gibt keinen zweiten Ort, an dem dasselbe noch einmal eingetragen werden muss.
- Eigene Anwesenheitsstatus, je Status verrechenbar und/oder als anwesend zählend
- Gäste erfassen, einzelne Lektionen absagen, Stellvertretungen zuweisen
- Ferien als Datumsbereiche, global oder pro Gruppe, mit Ausnahme pro Lektion
- Anwesenheiten exportieren
Eine Lektion, eine Liste
Die Anwesenheitsliste einer einzelnen Lektion: alle eingeschriebenen Mitglieder, je Person ein Status. Was hier verrechenbar markiert ist, landet in der nächsten Rechnung, und nur das.
Schweizer QR-Rechnung
Ein Zahlteil, den die Bank annimmt
Aus den erfassten Lektionen wird eine Rechnung als PDF mit konformem Schweizer Zahlteil, inklusive Empfangsschein, Konto und Betrag. Die Positionen sind die tatsächlich besuchten Lektionen, nicht eine Pauschale, die jemand geschätzt hat.
- Zahlteil und Empfangsschein nach den Swiss Implementation Guidelines
- Positionen aus den verrechenbaren Anwesenheiten, plus freie Positionen
- Einzeln herunterladen oder als ZIP, oder direkt per E-Mail versenden
Abbildung mit Test-IBAN CH56 0483 5012 3456 7800 9 und einem erfundenen Verein.
Der Zahlteil derselben Rechnung. Der Betrag stimmt mit der Totalzeile oben überein, weil beide aus denselben Positionen berechnet werden.
Zahlungen und Mahnwesen
Teilzahlungen, Erinnerungen, Mahnstufen
Zahlungen werden auf einem Journal je Rechnung erfasst. Bezahlt, offen und der Zahlungsstand werden serverseitig daraus berechnet, und die Rechnung wechselt selbständig zwischen versendet und bezahlt, sobald die Zahlungen den Betrag decken oder eine Gutschrift ihn wieder öffnet.
- Teilzahlungen mit Wertstellungsdatum und Referenz
- Mahnstufen mit eigenem Titel, eigener Gebühr und Vorlage je Sprache
- Überfällig wird berechnet, nicht gesetzt: aus Fälligkeit und Zahlungsstand
- Rechnungen als ZIP für den Postversand oder einzeln per E-Mail
Auswertung
Was tatsächlich stattgefunden hat
Am Ende der Saison will jemand wissen, wie voll die Kurse waren, wer regelmässig gefehlt hat und was den Lehrpersonen zusteht. Das steht bereits im System und muss nur noch abgerufen werden.
- Anwesenheitsbericht
- Kennzahlen mit Aufschlüsselung nach Status, Kurs und Mitglied, über einen frei wählbaren Zeitraum.
- Lehrpersonen-Abrechnung
- Pay Slips aus Stundenplan, Absagen und Stellvertretungen, mit manuellen Korrekturzeilen und einem Hinweis, wenn ein Entwurf veraltet ist.
- Export
- Alles als CSV, für die Buchhaltung, die Revision oder einfach zum Ablegen.
Versand und Nachweis
Was hinausging, und mit welchem Wortlaut
Rechnungen, Mahnungen und Rundmails gehen per SMTP direkt aus der Anwendung hinaus. Jedes Dokument speichert dabei Betreff, Text, Absender und Empfänger genau so, wie sie verschickt wurden. Vorlagen ändern sich, das Verschickte bleibt nachvollziehbar.
- Rundmail an Mitglieder, Kurse oder ganze Gruppen, mit Markdown und Anhängen
- Empfängerzahl wird vor dem Senden geprüft und angezeigt
- Jede Adresse wird einzeln zugestellt, eine falsche blockiert die übrigen nicht
- Drei Register: gesendete Mails, gesendete Rechnungen, gesendete Mahnungen
Zugang
Rollen, Sprachen und der erste Start
Drei Rollen, fünf Sprachen und ein Assistent, der beim ersten Start Konto und Verein anlegt. Lehrpersonen sehen dabei nur ihre eigenen Kurse, Mitglieder nur sich selbst.
Oberfläche in fünf Sprachen
- Deutsch
- English
- Français
- Italiano
- 日本語
- Drei Rollen
- Admin, Lehrperson und Mitglied. Auf Routen- und Datenebene durchgesetzt, nicht bloss im Menü ausgeblendet.
- Erster Start
- Ein Assistent legt das erste Administratorkonto und den Verein in einem Schritt an. Danach ist er geschlossen.
- Anleitung eingebaut
- Ein vollständiges Handbuch liegt in der Anwendung selbst, auf Deutsch und Englisch.
Passt das zu Ihrem Verein?
Schreiben Sie uns, wie Sie heute Mitglieder und Anwesenheiten führen und woran es hakt. Wir melden uns mit einer ehrlichen Einschätzung, ob ClassManager dafür das richtige Werkzeug ist.